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Die 5 größten Fehler bei der Baustellendokumentation

Kategorie: Soll Ist Analyse (2) | Bausoftware (24) | Baucontrolling (18)

Die Bedeutung der Baustellendokumentation wird oft unterschätzt. Aussagen wie „die Bautagesberichte schaut doch sowieso keiner mehr an“ oder „Bautagesberichte sind das Papier nicht wert, auf dem sie gedruckt werden“ untermauern diese These.

Die Realität sieht aber ganz anders aus. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es, oft nach Jahren, Nachträge zu verhandeln bzw. aufzustellen. Diese Aufgabe macht zunächst einmal eine genaue Analyse der jeweiligen Sachverhalte erforderlich. Kommt man zu der Ansicht, dass der analysierte Sachverhalt zu Mehrkosten geführt hat, die gegenüber dem AG geltend gemacht werden können, muss für die Durchsetzung des Anspruchs eine geeignete Anspruchsgrundlage angegeben werden. Hierbei kommen in der Regel Vergütungsansprüche, Schadensersatzansprüche oder Entschädigungsansprüche in Frage.

Für die Durchsetzung dieser Ansprüche, egal ob in Verhandlungen mit dem AG, vor einem Schiedsgericht oder vor einem ordentlichen Gericht ist eine exakte Sachverhaltsdarstellung mit Bezug auf die Voraussetzungen der einzelnen Ansprüche erforderlich. Diese Darstellung kann nur gelingen, wenn die Qualität der Dokumentation ausreichend ist. In den meisten Fällen ist dies nicht der Fall und es wird mit großem Aufwand versucht, die einzelnen Sachverhalte durch eigene Recherchearbeit zu rekonstruieren.

Für diese Recherchearbeiten werden Bauleiter, Poliere, Sekretärinnen, etc. beauftragt, die in ihren aktuellen Aufgaben behindert werden und einer hohen zusätzlichen Arbeitsbelastung ausgesetzt sind. Trotz des großen Aufwandes, der für die Rekonstruktion von Sachverhalten betrieben wird, können Ansprüche oft nicht geltend gemacht werden, weil eine gerichtsfeste Darstellung der Anspruchsgrundlagen nicht mehr gelingt.

Woran liegt es, dass die Qualität der Bautagesberichte für eine nachträgliche Sachverhaltsdarstellung  meist nicht ausreicht?

Nachfolgend finden Sie die 5 größten „Sünden“ der Baudokumentation:

  • Fehler, erzeugt durch Kopieren und Einfügen (copy-paste) werden über Tage mitgezogen
  • Es werden zu allgemein gehaltene Formulierungen und Floskeln wie „Behinderung durch den AG“; „Fehlende Pläne“; usw. verwendet
  • Es werden nur Leistungen dokumentiert, die tatsächlich erbracht wurden, jedoch nicht die Leistungen die hätten erbracht werden müssen (z.B. laut Terminplan), jedoch nicht erbracht werden konnten (z.B. wegen fehlender Unterlagen, Störungen, etc.)
  • Es werden von Hand geschriebene Bautagesberichte verwendet. Diese sind oft unleserlich, enthalten keine strukturierten Daten und sind damit nicht auswertbar
  • Dokumentierte Leistungen können weder räumlich, noch dem Vertragsterminplan zugeordnet werden, z.B. „Wände betoniert Achse 7“

Die Dokumentation der Baustelle entscheidet (nicht selten nach Jahren) über die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen, die wiederum entscheidend für das endgültige, wirtschaftliche Ergebnis eines Bauvorhabens ist. Allein aus diesem Grund lohnt es sich, der Baustellendokumentation einen größeren Stellenwert beizumessen. Mit docma REPORT steht eine Bausoftwarelösung für die Baudokumentation zur Verfügung, die mit den vorhandenen Kapazitäten auf der Baustelle die beste Baudokumentation erstellt. Nutzen Sie das Prozesswissen der EDR Software, um Fehler bei der Baudokumentation zu vermeiden und das wirtschaftliche Ergebnis Ihrer Projekte zu verbessern.

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