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DocuWare als DMS bei Großprojekt Rosensteintunnel Stuttgart

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"Dank DocuWare Cloud verfügen wir auf Bauherrenseite über eine moderne Dokumentationsplattform, die sicherstellt, dass alle am Straßenbauprojekt Rosensteintunnel Beteiligten tagesaktuell über den Projektstatus informiert sind ." Gerd Schwertner, Projektleitung Straßentunnel und Konstruktion Tunnel, Landeshauptstadt Stuttgart, Tiefbauamt

Komplexe Straßenbauprojekte erfordern neben Fachkompetenz ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationsaufwand. Beim Straßenbauprojekt Rosensteintunnel gehen die Verantwortlichen der Landeshauptstadt Stuttgart deshalb neue Wege und nutzen DocuWare als modernes DMS-Cloud-Konzept als virtuelle Projektraum-Lösung.

"Hoch effizient tief bauen"

Bei der Realisierung des Großprojekts steht das Tiefbauamt Stuttgart als verantwortlicher Auftraggeber vor einer Mammutaufgabe. Mit einer Gesamtlänge von rund 1.300 Meter unterquert das Bauwerk den Rosensteinpark und Teile des zoologisch-botanischen Gartens Wilhelma.

Ein wichtiger Bestandteil des Straßenbauprojekts ist der Rückbau vorhandener Verkehrsflächen, die durch Grünflächen ersetzt werden und den Anwohnern den Zugang zum Neckarufer erleichtern. Ziel der Planung des 2013 gestarteten und voraussichtlich 2020 komplett abgeschlossenen Projekts ist eine möglichst umwelt-, natur-und heilwasserschonende Realisierung des Tunnels. "Der Umfang dieses Projekts übertrifft in vielerlei Hinsicht alle bisherigen Bauvorhaben unseres Amtes. Das gilt sowohl für die bautechnischen Herausforderungen als auch für die enorme Menge an Dokumenten, die im Rahmen der gesamten Bauabwicklung erstellt, ausgetauscht und archiviert werden müssen", erklärt Gerd
Schwertner, Mitarbeiter der Projekt- und Bauleitung sowie Verantwortlicher für die DMS-Einführung im Straßenbauprojekt Rosensteintunnel.

Um dem Tiefbauamt und den beteiligten Ingenieurbüros der Bauüberwachung und der Bauoberleitung auf Bauherrenseite tagesaktuellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente zu ermöglichen, empfahl ein in die Projektplanung involviertes Ingenieurbüro die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems als zentrales Archiv.
Da jedoch alle Beteiligten über eigenständige abgesicherte EDV-Netzwerke verfügen, die den Datenaustausch untereinander stark limitieren, kam eine lokale DMS-Installation an einem der Standorte nicht in Betracht.

Die Lösung: DocuWare

Als innovative Alternative bot sich der Rückgriff auf eine moderne DMS-Cloud-Lösung an. Via Internet über die normale Browser-Oberfläche können – ohne klassische Software-Installation auf dem lokalen Rechner – Dokumente in der gehosteten Cloud abgelegt, gesucht, angezeigt, heruntergeladen, bearbeitet und in nahezu beliebige Verwaltungsprozesse eingebunden werden. Die Dokumente sind dabei sicher in der Cloud gespeichert.

Nach Eingabe einer Benutzerkennung befindet sich der Anwender in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und hat jederzeit und an jedem Ort Zugriff auf alle Dokumente sowie Vorgänge. „Eine DMS-Cloud-Lösung erfüllt nicht nur die für unser Projekt notwendigen technologischen Voraussetzungen, das heißt uneingeschränkter Zugriff aus verschiedenen EDV-Netzen. Sie bietet uns darüber hinaus ein hohes Maß an Flexibilität und Transparenz“, erläutert Gerd Schwertner.

Die Wahl fiel auf DocuWare Cloud, eine SaaS-Lösung, die neben ihrem hohen Sicherheitsstandard und der intuitiven Bedienbarkeit durch eine breite Auswahl an maßgeschneiderten Paketlösungen für unterschiedlichste Einsatzszenarien überzeugte. Das Tiefbauamt entschied sich für die Professional-Variante, die dem Kunden neben dem vollen Funktionsumfang der DocuWare-Software eine unbegrenzte Zahl von Nutzern gestattet. Ausgestattet ist das Professional-Paket mit einem Speichervolumen von 50 GByte, das der Anwender bei Bedarf flexibel erweitern kann. Die Lösung enthält ebenfalls das innovative Modul Intelligent Indexing. Der webbasierte, selbstlernende Service ermöglicht Anwendern einen hohen Automatisierungsgrad bei der Klassifizierung von Dokumenten.

Implementiert und an kundenspezifische Wünsche angepasst wurde die Cloud-Lösung von EDR Software. Über entsprechende Zusatzmodule realisierten wir die Anbindung an das vorhandene Email-System Outlook ebenso wie die Option, Dokumente über den Windows-Explorer direkt in den zentralen Dokumenten-Pool zu transferieren.

Vorteile

Die DocuWare-Cloud wird seit Mai 2015 von den Projektbeteiligten produktiv genutzt. Im Laufe von fünf Monaten wurden rund 4.000 mehrseitige Dokumente im Digitalarchiv abgelegt. Darunter befinden sich circa 1.500 Altdokumente aus den Jahren 2013 und 2014, die – soweit sie in Papierform vorlagen – gesammelt gescannt und strukturiert archiviert wurden. Für die Digitalisierung stehen dem Tiefbauamt leistungsstarke Multifunktionsgeräte zur Verfügung. Der Dokumentenbestand besteht aktuell hauptsächlich aus elektronischen oder per Briefpost versandten Papierdokumenten, die von allen Beteiligten in das System eingespeist werden. Die Ablage der wöchentlich mehr als 100 Neudokumente erfolgt nach gemeinsam erarbeiteten klar definierten Ordnungskriterien. Eine Verknüpfungsfunktion, die es ermöglicht, sich Dokumente zu einem bestimmten Sachverhalt gesammelt anzeigen zu lassen, soll das Ablagesystem in Kürze ergänzen.

Für die Digitalisierung von großformatigen grafischen Darstellungen, Projekt- und Bauplänen können die Beteiligten auf die Dienste der Fachabteilung „Vervielfältigung“ des Tiefbauamtes zurückgreifen, die über entsprechende Spezialscanner verfügt. Der Anteil der Baupläne im Cloud-Archiv soll nach Plänen der Verantwortlichen in Zukunft deutlich erhöht werden.

Ebenfalls ausgebaut werden soll die mobile Nutzung der DocuWare-Cloud. Regelmäßige Projektbesprechungen mit allen Beteiligten und Fremdfirmen direkt vor Ort in den Baubüros erfordern vielfach den Rückgriff auf vorherige Besprechungsprotokolle, vertraglichen Schriftverkehr und Projektpläne. Eine Option, die die DocuWare-Cloud vollumfänglich bietet, die bisher allerdings noch am Fehlen leistungsfähiger Tablet-Computer scheitert. „Der Paradigmenwechsel bei der Dokumentenverwaltung hin zu digitalen Lösungen ist auch in unserer kommunalen Verwaltung in vollem Gange, dennoch erfordern derartige Investitionsentscheidungen nach wie vor ausführliche Begründungen. Ich bin allerdings sicher, dass wir auch hier
kurzfristig Lösungen finden werden“, so Gerd Schwertner.

Fazit

Für die etwa 30 Mitarbeiter in der Bauüberwachung , der Bauoberleitung und dem Tiefbauamt, die die DocuWare-Cloud aktiv nutzen, stellt das Dokumentenmanagement-System laut Gerd Schwertner inzwischen eine unverzichtbare Informationsplattform dar. Nach seinen Worten ist die Akzeptanz der Lösungtrotz anfänglicher Skepsis bei einigen Beteiligten an cloudbasierten Projekträumen sukzessive gestiegen. "Zwar haben wir mit großen Dokumentenmengen gerechnet, unsere Befürchtungen wurden jedoch weit übertroffen. Ohne den Einsatz eines digitalen Archivs sind diese Informationsmengen defacto nicht handhabbar", resümiert Gerd Schwertner.

Eine Vielzahl von Vorteilen bietet nach seiner Einschätzung die Nutzung der Cloud-Lösung. Aufwändige und teilweise kostenintensive Eingriffe in vorhandene IT-Infrastrukturen werden dadurch komplett vermieden. DocuWare Cloud bietet darüber hinaus über das Lizenzmodell komplette Kostenkontrolle und durch ihre Integrationsfähigkeit ein hohes Maß an Flexibilität. "Nach den bisher gemachten positiven Erfahrungen und angesichtsder steigenden Komplexität von Großbauprojekten bin ich zuversichtlich, dass wir den Einsatz der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösung in Zukunft weiter ausbauen werden."

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