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Projektraum: DocuWare-Cloud als Planmanagementsystem

Kategorie: DocuWare (9) | Mobile Apps (16) | EDR Software (14) | Dokumente (10) | Projektraum (7) | Pläne (3)

Die DocuWare-Cloud als Projektraum: Pläne und Dokumente ablegen und austauschen! Wir haben unsere langfährigen Erfahrungswerte im Bauprozessmanagement dazu genutzt, eine bauspezifische Konfiguration umzusetzen.

Die DocuWare-Cloud ist durch unsere Anpassungen jetzt als Planarchiv und Planmanagementsystem einsetzbar. DocuWare ist über Ihren Internet-Browser, den Windows-Explorer-Client und als mobile App verfügbar; so haben Sie stets Zugriff auf aktuelle Plandaten: egal, ob Sie unterwegs oder am Arbeitsplatz sind.

Dabei erfolgt eine strukturierte Ablage von Plandateien (pdf,dwg,..) mit Hilfe einer
vorgegebenen Plancodierung und eine Benachrichtigung der Projektbeteiligten per E-Mail nach Eingang neuer Pläne.

Planmanagement mit DocuWare

Screenshot: Auswahllisten nach Kategorien / Gewerken

Abzulegende Plandateien werden im DocuWare Web-Client zunächst vom Anwender in
dessen persönlichen Briefkorb hochgeladen und bei Bedarf "geheftet" (z.B. pdf- und dwg-Format eines Plans als ein Planpaket).

Planmanagement mit DocuWare

Screenshot der Start-Oberfläche: links der DocuWare-Briefkorb, rechts ein Vorschaubild.

Im Anschluss erfolgt dann die Ablage in das Archiv mit Hilfe des vorgegebenen Plan-
Nummernschlüssels, welcher individuell für das jeweilige Projekt vorgegeben werden kann.

Planmanagement mit DocuWare

Durch eine komfortable Suchfunktion ist es jederzeit möglich, Pläne schnell und einfach im System zu finden und herunterzuladen. Bei Bedarf können Planlisten auch als CSV-Datei exportiert werden. Der integrierte Viewer bietet die Möglichkeit, Plankorrekturen bzw. Planprüfungen ("Redlining") durchzuführen.

Planmanagement mit DocuWare

Screenshot: Filterbare Planliste - Sie finden schnell, was Sie suchen!

Mit der App "DocuWare Mobile" (für Android, iOS und Windows) greifen Sie auch unterwegs auf die Plandateien zu.

Planmanagement mit DocuWare

Oberfläche der App "DocuWare mobile"

Eine wichtige Voraussetzung für ein Planmanagementsystem ist die Unveränderbarkeit der Daten. Fehlerhafte Pläne können mit Hilfe der Stempelfunktion in DocuWare z.B. nur vom jeweiligen Ersteller nach Passworteingabe storniert werden. Aufgabenlisten unterstützen den Anwender dabei, seine neu eingestellten Pläne schnell wiederzufinden oder die Neuerungen nach einer längeren Abwesenheit schnell zu erfassen.

Planmanagement mit DocuWare

Screenshot: Aufgabenliste in DocuWare - es ist sofort klar, was zu tun ist.

Auch ohne regelmäßigen Zugriff auf das System hilft die E-Mail-Benachrichtigung von
DocuWare, die Projektbeteiligten unkompliziert über neue Pläne zu informieren.

 

Planmanagement mit DocuWare

Screenshot: "Aha, neue Pläne wurden eingestellt." Mit der E-Mail-Benachrichtigung
verpassen Sie keine neuen Informationen.

Eine Besonderheit von DocuWare ist die Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung des Benutzers. Nach Installation der Windows-Explorer-Desktop-App und der Herstellung der Verbindung zum Cloud-System ist ein Zugriff auf das Planarchiv ohne weiteren Login direkt über den Windows-Explorer möglich.

Neben der Recherche im Datenbestand können Pläne sehr einfach per Drag&Drop in
DocuWare abgelegt werden.

Planmanagement mit DocuWare

Screenshot: Nach Installation der "Desktop Apps" erfolgt der Zugriff auf die Cloud ohne weitere lästige Logins und in der gewohnten Arbeitsumgebung.

Nach dem Projektende kann eine Archivierung über das selbsttragende Archiv DocuWare-Request erfolgen. Sämtliche Projektdaten sind dann offline verfügbar und können langfristig zusammen mit anderen projektbezogenen Daten archiviert werden. Natürlich ist auch hier eine (Volltext-) Suche im Datenbestand möglich.

Planmanagement mit DocuWare

Screenshot: Ein perfektes Archiv aller Daten nach Projektende mit "DocuWare-Request"

Ausblick:

Um die Eingabe der Stammdaten bzw. der Plancodierung der Pläne zu erleichtern, werden wir in Kürze auch eine Möglichkeit bereitstellen, die Ablage anhand vordefinierter Datei-namenskonventionen automatisch durchführen zu lassen. Somit muss der Planer lediglich das Indexdatum und den Plantitel ergänzen, sofern diese Stammdaten im Planarchiv benötigt werden. Alle übrigen Informationen der Plancodierung werden im Hintergrund über den DocuWare-Workflow-Manager aus dem Dateinamen des Plans ermittelt.

Für externe Beteiligte, welche selbst kein Benutzerkonto im System besitzen, kann bei
Bedarf ein sogenannter Gastzugang eingerichtet werden. Mit Hilfe eines Downloadlinks ist somit jederzeit auch für diese Personengruppe ein Zugriff auf das System und die Plandateien möglich (DocuWare "URL-Integration").

Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Projekte und reibungslose Zusammenarbeit.

 

Christian Gebhard, EDR Software GmbH

Christian Gebhard
Leiter Consulting & Professional Services, EDR Software GmbH

 

 

Planmanagement mit DocuWare: Briefkorb Planmanagement mit DocuWare: Ablage Planmanagement mit DocuWare: Planliste Planmanagement mit DocuWare: Aufgabenliste Planmanagement mit DocuWare: Integration in den Windows-Explorer Planmanagement mit DocuWare: Neuerungen per E-Mail Planmanagement mit DocuWare: Plancodierung und Auswahllisten Planmanagement mit DocuWare: perfekte und sichere Archivierung mit Planmanagement mit DocuWare: mobile Apps für Android/iOS/Windows Christian Gebhard, EDR Software GmbH