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Zeit einsparen mit docma MM: Excel-Import von Mängeln und Vorgängen

Kategorie: Support (4) | Schnittstellen (6) | Mängelmanagement (28)

Unser Tipp: Listenimport aus MS Excel! So importieren Sie Mängellisten, Bilder und Vorgänge einfach und schnell in docma MM.

1. Einlesen von Mängeln

In unserem Mängelmanagementsystem docma MM können Sie mit Hilfe einer Excel-Schnittstelle Mangelinformationen, Bilder und Dateianhänge importieren.
Für den Mangelimport kann eine passende Mustervorlage automatisch aus dem Projekt heraus erzeugt werden. Im Projekt hinterlegte Gewerke-, Firmen- und Raumlisten werden dabei automatisch mit ausgegeben und in der Excel-Datei hinterlegt.

Wählen Sie im Reiter Mängelmanagement unter DATEN die Funktion Import aus. Wählen Sie anschließend im Auswahlfenster „Mangelimport“ Vorlagedatei erzeugen.

Alle Felder der Mangeleingabe können nun entsprechend in der MS Excel-Tabelle erfasst werden und mit beliebigen weiteren Informationen wie Gewerke- oder Firmen-Bezeichnung versehen werden.

Außerdem gibt es jetzt in der Importvorlage das neue Feld Struktur Kurz (Mangelort). In diesem Feld wird immer automatisch die tiefste Strukturebene für den jeweiligen Mangel angezeigt.

 

 

2. Einlesen von Vorgängen (Mangelhistorie)

Während der Abarbeitung eines Mangels werden alle Vorgänge bzw. Status in der Vorgangsliste eingetragen. So entsteht zu jedem Mangel eine umfassende Historie mit einer perfekten Dokumentation. Die Vorgänge werden getrennt gegenüber Nachunternehmer (NU) und Auftraggeber (AG) geführt. Mit jedem Vorgang wird ein Status gesetzt (z.B. Mangelanzeige vom AG). Bei vorliegenden Fristen kann zusätzlich auch der Termin und optional auch das Eingangsdatum des Schreibens hinterlegt werden. Außerdem können Anlagen und Bilder mit jedem Vorgang verknüpft werden.
In der Importvorlage gibt es hierfür zahlreiche neue Spalten, die das Einlesen von bis zu fünf Vorgängen in docma MM mit Hilfe der MS Excel Tabelle ermöglichen.

Somit kann man problemlos auch bei bereits laufenden Projekten umfangreichere Excellisten mit Mangelinformationen in docma MM importieren.

3. Intelligente Mangellisten in Excel aufbauen

In der MS Excel Tabelle können Sie zur leichteren Dateneingabe eine Dropdownliste mit von Ihnen definierten Elementen erstellen. Die Einträge werden aus Zellen anderer Blätter der Arbeitsmappe generiert. Wurde für eine Zelle eine Dropdownliste erstellt, wird in der Zelle ein Pfeil angezeigt. Jetzt können Sie für diese Zelle das gewünschte Element auswählen.

Markieren Sie die gewünschte Zelle und wählen Sie im Reiter Daten unter DATENTOOLS die Funktion Datenüberprüfung aus. Wählen Sie anschließend im Auswahlfenster „Datenüberprüfung“ im Feld „Zulassen“ den Eintrag Liste aus. Im Feld „Quelle“ können Sie nun die von Ihnen gewünschten Einträge angeben.

Die Einträge der Dropdownliste „Struktur Kurz“ entsprechen der Spalte „Nummer“ des Tabellenblattes „Struktur“.

Die Einträge der Dropdownliste „Firma Kurz“ entsprechen der Spalte „Kurz“ des Tabellenblattes „Firma“.

Die Einträge der Dropdownliste „Gewerk Nr.“ entsprechen der Spalte „Kurz“ des Tabellenblattes „Gewerke“.

Die Einträge der Dropdownliste „Status Vorgang“ entsprechen der Spalte „Label“ des Tabellenblattes „Status“.

 

Bei Fragen steht Ihnen zur Support-Team unter support@edr-software.com und Tel. +49 (0) 89 547112-70 zur Verfügung.